כרטיסיות, כרטיסי ניקוב ומנויים לחוגים

אם אתם מעבירים חוגים - יוגה, פילאטיס, שיעורי מוזיקה, אמנות, שיעורים פרטיים, כושר - כנראה שכבר מכרתם איזו שהיא גרסה של כרטיסייה: כרטיס ניקוב, חבילת 10 כניסות, מנוי חודשי ללא הגבלה. הרעיון ותיק. מה שבדרך כלל שבור הוא המעקב: כרטיס נייר, פתק בטלפון, עמודה בגיליון אלקטרוני שאף אחד לא מעדכן ברציפות. המדריך הזה עובר על מה שכרטיסיות ומנויים לחוגים הם בעצם, איך מגדירים אותם, ואיך צ'ק-אין מחייב אותם בלי שאתם צריכים לעשות את החשבון בעצמכם.

מה נחשב "כרטיסייה" ומה נחשב "מנוי"?

שניהם בעצם גישה ששולמה מראש, בנויה בשתי צורות שונות. כרטיסייה (שנקראת גם כרטיס ניקוב או חבילת מפגשים) היא מספר קבוע של קרדיטים - חבילת 5 כניסות, חבילת 10 כניסות - שהתלמיד קונה פעם אחת ומנצל בהדרגה. מנוי הוא בדרך כלל מבוסס-זמן ולא מבוסס-קרדיט: חוגים ללא הגבלה למשך 30 יום, או גישה למרחב או לסוג חוג מסוים למשך חודש או שנה.

ההבחנה הזו משפיעה על איך מתמחרים ואיך עוקבים אחרי יתרות, אבל מתחת למכסה מדובר באותו מנגנון: תוכנית שהתלמיד קונה, ושפותחת חוגים או מרחבים מסוימים למשך חלון זמן מסוים או למספר מסוים של ביקורים.

איך כרטיסיות ומנויים עובדים ב-Kahal?

מגדירים את התוכנית פעם אחת - כמה קרדיטים יש בה, או כמה זמן היא נמשכת, ואילו חוגים או מרחבים היא פותחת - ו-Kahal מטפלת בשאר עבור כל תלמיד. ברגע שתלמיד קונה כרטיסייה, היא הופכת לפעילה בחשבון שלו. בכל פעם שהוא מזמין מקום או עושה צ'ק-אין למשהו שהתוכנית מכסה, Kahal בודקת שהכרטיסייה תקפה, ומקזזת קרדיט (בכרטיסייה מסוג כרטיס ניקוב) או פשוט מאשרת גישה (במנוי מבוסס-זמן).

אתם לא נוגעים בגיליון אלקטרוני כדי לדעת למי נשארו עוד שלושה חוגים ומי נגמרו לו הקרדיטים - היתרה חיה בחשבון של התלמיד ומתעדכנת בעצמה.

איך צ'ק-אין ב-QR מחייב כרטיסייה אוטומטית?

זה החלק שבאמת חוסך את כאב הראש האדמיניסטרטיבי. בתחילת החוג, התלמיד סורק קוד QR (או שהמדריך סורק עבורו). Kahal:

• מוודאת שיש לתלמיד כרטיסייה או מנוי תקפים לאותו חוג או מרחב ספציפי.
• מסמנת אותו כנוכח, כך שרשימת הנוכחים של המדריך מדויקת בזמן אמת.
• מקזזת קרדיט אחד אם מדובר בכרטיסייה מסוג כרטיס ניקוב, או פשוט רושמת את הביקור אם מדובר במנוי ללא הגבלה.
• מסמנת התראה אם הכרטיסייה חסרת קרדיטים, פגה, או מוקפאת, כך שהדלפק או המדריך רואים את זה מיד במקום לגלות מאוחר יותר.

אף אחד לא צריך לזכור לעדכן ספירה ביד, ואין פער בין "החוג התקיים" לבין "הכרטיסייה משקפת את זה".

אפשר להשהות, להקפיא או לבטל כרטיסיות?

מנויים חוזרים - מהסוג שמתחדש אוטומטית מדי חודש - אפשר להקפיא ולהפעיל מחדש ב-Kahal, כך שתלמיד שיוצא לחופשה או מתאושש מפציעה לא ממשיך להיות מחויב או להתקדם לקראת חידוש בזמן שהוא נעדר. כרטיסיות חד-פעמיות, כמו חבילת 10 כניסות קבועה, אין להן היום אפשרות הקפאה, מכיוון שאין מחזור חיוב מתמשך להשהות. כל כרטיסייה או מנוי אפשר לבטל לחלוטין על ידי אדמין אם תלמיד צריך להפסיק אותם סופית. זו גמישות מספקת כדי לשמור על מנוי חוזר אמין, בלי שתלמידים צריכים לנחש אם הוא עדיין יהיה שם כשהם יחזרו.

אפשר למכור כרטיסיות ומנויים אם אני מחוץ לישראל?

אפשר לבנות, למכור, לעקוב ולממש כרטיסיות ומנויים ב-Kahal מכל מקום בעולם - התזמון, מעקב הקרדיטים וצ'ק-אין ה-QR עובדים אותו דבר בכל מקום. המקום שבו יש היום מגבלה הוא גביית התשלום עבור הכרטיסייה והפקת חשבונית מס אוטומטית: זה פעיל היום בישראל, דרך שערי הסליקה Sumit ו-HYP. תשלומים בכרטיס אשראי בינלאומי נמצאים במפת הדרכים, ועדיין לא פעילים. אז אם אתם מחוץ לישראל, ההגדרה המעשית היום היא לנהל את הכרטיסייה עצמה ב-Kahal - למי יש אחת, כמה קרדיטים נשארו, מה היא פותחת - ולגבות עליה תשלום בכל שיטה שאתם כבר משתמשים בה, עד שתשלומים בינלאומיים משולבים ישוגרו.

איך מגדירים את הכרטיסייה או המנוי הראשונים שלכם?

גרסה קצרה של התהליך:

1. החליטו על הצורה: מספר קבוע של קרדיטים (כרטיס ניקוב) או חלון זמן (מנוי).
2. החליטו מה היא פותחת - חוג אחד, קטגוריה של חוגים, או מרחב הניתן להזמנה.
3. קבעו מחיר ומשך, ואז פרסמו אותה כך שתלמידים יראו אותה בקישור ההזמנה שלכם.
4. מכרו אותה (או קבעו מחיר אפס וגבו תשלום בדרך אחרת בינתיים, אם אתם מחוץ לישראל), ותנו לצ'ק-אין לעשות את השאר.

התחילו עם סוג כרטיסייה אחד - חבילת 10 כניסות בודדת, או מנוי חודשי אחד - לפני שאתם בונים תפריט שלם של אפשרויות. קל יותר לראות אם התמחור וכמות הקרדיטים אכן תואמים לאיך שתלמידים מגיעים בפועל, ולהתאים, מאשר לנחש נכון בניסיון הראשון על פני חמישה סוגי כרטיסיות שונים בבת אחת.

מוכנים להגדיר את הכרטיסייה הראשונה שלכם? התחילו בחינם ב-Kahal - או קראו איך לקלוט הזמנות לחוגים אונליין וגלו למה לשים לב בבחירת תוכנת הזמנות לחוגים קודם.