איך לקבל הזמנות לחוגים אונליין ב-5 שלבים

מעבר להזמנות חוגים אונליין פירושו בדרך כלל להחליף שילוב כלשהו של דף חתימות נייר, קבוצת צ'אט וגיליון אלקטרוני, בקישור אחד שהתלמידים יכולים להשתמש בו בעצמם. הנה ההקמה לפי הסדר, בין אם אתם מלמדים לבד או מנהלים סטודיו או מרכז קהילתי.

מה בעצם צריך כדי לקבל הזמנות אונליין?

במינימום: קישור הזמנה שאפשר לשתף, לוח זמנים עם תאריכים אמיתיים והגבלת מקומות, ודרך לאשר שההזמנה אכן נקלטה. כל השאר - כרטיסיות, צ'ק-אין, רשימות המתנה - נבנה על גבי השלושה האלה.

שלב 1: הקימו את קישור ההזמנה הממותג שלכם

קישור ההזמנה הוא הקישור שתשתפו בכל מקום - בביו של אינסטגרם, בשרשור הודעות טקסט, בקוד QR על פלאייר, או באתר שלכם. הוא צריך לשאת את השם או העסק שלכם, להציג את החוגים הקרובים, ולאפשר למישהו להזמין מקום בכמה שפחות חיכוך. ב-Kahal, כל ארגון מקבל קישור ממותג ברגע שמקימים את החשבון: תלמיד פותח אותו, מתחבר ללא סיסמה (קישור קסם או גוגל - בלי צורך להמציא סיסמה), מצטרף פעם אחת - ואז מזמין מקום. כך שהשלב הזה הוא בעצם גם שלב ההקמה עצמו, לא פרויקט נפרד.

שלב 2: הוסיפו את החוגים שלכם וקבעו לוח זמנים חוזר

מזינים כל חוג כתבנית: שם, משך זמן, מרחב או מיקום, ומדריך. מהתבנית קובעים חזרתיות - לדוגמה, כל יום שלישי וחמישי בשעה 18:00 - והמערכת מייצרת את המפגשים הבודדים ביומן אוטומטית. זה חשוב כי הקלדה מחדש של "יוגה, יום שלישי 18:00" ביומן כל שבוע מחדש היא הגורם הבודד הגדול ביותר לסחיפה בלוח הזמנים ולהזמנות כפולות.

כמה דברים שכדאי להחליט כבר בשלב הזה:

• חוגים חד-פעמיים (סדנה, מפגש ניסיון) לעומת חוגים חוזרים - רוב הכלים תומכים בשניהם, וכנראה תשתמשו בשניהם.
• באיזה מרחב או חדר מתקיים כל חוג, אם אתם מנהלים יותר ממרחב אחד.
• מי המדריך של החוג, כדי ששינויים בלוח הזמנים וביטולים יגיעו לאדם הנכון.
• האם החוג כלול במנוי, נמכר ככניסה חד-פעמית, או משולם לפי מפגש - זה משפיע על מה שהתלמיד רואה כשהוא מזמין.

שלב 3: קבעו הגבלת מקומות והפעילו רשימת המתנה

לכל חוג צריך מספר מקסימלי של מקומות - בהתאם לגודל המרחב, לציוד, או פשוט למה שסביר ללמד היטב. קובעים את המספר הזה על החוג, ונותנים לעמוד ההזמנה לאכוף אותו: כשהחוג מתמלא, מזמינים חדשים אמורים לראות אפשרות הצטרפות לרשימת המתנה במקום כפתור "הזמנה" שממשיך לאפשר הזמנת יתר בשקט. כשמישהו מבטל, מי שמנהל את החוג צריך להיות מסוגל להציע את המקום שהתפנה לשם הבא בתור ברשימת ההמתנה בלחיצה אחת - לא על ידי שליחת הודעות ידנית לפי רשימה.

שלב 4: תנו לתלמידים להזמין בלי ליצור סיסמה

נקודת הנשירה הגדולה ביותר בהזמנה אונליין היא טופס ההרשמה. הבקשה ממישהו להמציא סיסמה כדי להזמין מקום לשיעור יוגה בודד היא בדיוק המקום שבו הרבה הזמנות ננטשות. כניסה ללא סיסמה - קישור קסם שנשלח למייל, או התחברות עם גוגל - מאפשרת לתלמיד להזמין מקום בזמן שלוקח ללחוץ על קישור, וזו בדיוק הסיבה ש-Kahal פועלת כך. לתלמיד עדיין נוצר חשבון אמיתי מאחורי הקלעים (כך שהיסטוריית ההזמנות שלו וכל כרטיסייה שיש לו ממשיכות איתו הלאה), פשוט אף פעם לא צריך לזכור סיסמה כדי להשתמש בו.

שלב 5: הפעילו אישורי הזמנה אוטומטיים

ברגע שההזמנה מתבצעת, התלמיד אמור לקבל אישור מיידי - במייל, לכל הפחות - כך שהוא לא נשאר תוהה אם ההזמנה אכן עברה. זה לא אמור לדרוש שום פעולה מכם ברגע שהוגדר: האישור יוצא ברגע שההזמנה מתבצעת, לא מתי שנזכרים לבדוק בפעם הבאה.

מה לגבי קבלת תשלום על החוג?

כאן התשובה תלויה באיפה אתם נמצאים. אם אתם בישראל, Kahal גובה תשלומים אונליין ישירות ומנפיקה חשבוניות מס אוטומטיות דרך שערי סליקה מקומיים. מחוץ לישראל, תשלומים בכרטיס אשראי בינלאומי נמצאים במפת הדרכים אך עדיין לא זמינים - כך שבינתיים תנהלו את ההזמנות, לוח הזמנים, הגבלת המקומות, רשימת ההמתנה והצ'ק-אין בתוך Kahal, ותגבו את התשלום בכל שיטה שכבר אתם משתמשים בה (מזומן, מסוף אשראי נייד, קישור תשלום נפרד), עד שתשלומים אונליין משולבים יצטרפו. כך או כך, שום דבר מהמנגנון של ההזמנות שתואר למעלה לא תלוי באיך אתם נגבים.

איך חמשת השלבים מתחברים יחד?

לפי הסדר: הקימו את קישור ההזמנה הממותג שלכם, בנו את תבניות החוגים והחזרתיות שלהם, הגבילו מקומות והפעילו רשימת המתנה, עברו להתחברות ללא סיסמה, והפעילו אישורי הזמנה אוטומטיים. עשו את חמשת הדברים האלה, ושאר הניהול של החוגים - מי מגיע, מי ברשימת המתנה, מי הגיע בפועל - כמעט מתנהל לבד. לכלים שעושים את כל חמשת הדברים במקום אחד, ראו את המדריך שלנו לתוכנת ניהול הזמנות לחוגים, ואם אתם מתכננים למכור חבילות של חוגים במקום לגבות לפי מפגש, קראו על כרטיסיות ומנויים בהמשך.

מוכנים להקים את זה? התחילו בחינם - בלי צורך בכרטיס אשראי.